作者:杜书伍(联强国际集团总裁)
一般人都认为,我努力尽心尽力的工作,是我的职责;而主管必须了解我工作的状况,那是主管的职责!
听起来很有道理!主管的职责本来就是要管理部门,所以分工指派工作,掌握部属的工作进度与质量,都是主管要负责的;因此主管应「主动」去了解部属的工作状况,倘使没有了解掌握,是失职的主管。所以,尽责的主管除了随时接受部属求见报告讨论工作外,都会安排定期约谈了解。
但是,假如部属缺乏「让主管了解你的工作状况,是你的责任」的认知,经常不自觉会陷入「有问有答,没问没答」、「有问简答」甚至刻意「避重就轻」。所以,即使主管定期「约谈」部属,仍然无法真正、完整的了解部属的工作状况。
甚至部份严重缺乏此一认知的部属,即使发生重大事件,也不会想到要立即报告主管。也就是说,当一个人不主动想让别人了解,别人是很难了解的!所以,面对这类部属,尽责的主管就越不放心、越没信赖感,而会加重关注;反之,愈主动让主管了解工作状况的部属,彼此之间就越有信赖感、越有默契。
随时与主管保持适度的互动,将有以下好处:
一、工作事物的疑惑,经由讨论而获得共识,提高效率。
二、高频度观摩学习主管的经验、判断及观点。
三、工作的困难障碍,能获主管的支持与协助解决。
四、主管因充分的理解而产生互信,而避免误解。
五、能力状况、绩效内涵被充分认知。
一个充分沟通建立默契的团队,是要主管与部属双方都有「对的观念」、「对的方法」来互动,你今天可能只是部属,用对方法不但赢得主管信赖、加速自身成长,也提高了成为干部的机会。今天你是主管,会希望部属用这种观念与你互动;但你也是部属,所以如何跟你的主管互动默契与效益最佳,也是相同的道理。
所以,公司在提倡部门主管要「系统化管理」,必须建立规律化的部门会议,并且定期与部属个别约谈;同样的,每个人都同时身为部属,每个月也都要将自己的工作完整的整理规划,透由「月报」让主管「充分、完整」的了解自己的工作状况。这就能达到上下充分沟通、层层建立默契的环境。